Comment gagner 4 jours par mois en optimisant ces 5 processus financiers ?

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Que ce soit la gestion des dépenses ou le paiement des factures, il est important que vous soyez à jour pour le bon fonctionnement de votre entreprise afin d’éviter les risques. 

 

Pour optimiser votre temps et vous donner nos meilleurs conseils, nous vous proposons de mettre en lumière ces cinq process qui une fois optimisés pourront vous faire gagner du temps en tant qu’entrepreneur. 

 

Cet article est la retranscription des échanges entre Guillaume Thomas et Alexis Slama entrepreneurs et cofondateurs EARN, et Mathieu Galvani, expert produit chez Spendesk, lors du webinar de la rentrée. 

SOMMAIRE

Process n°1 à optimiser : la collecte des données

Les problèmes

Les données de votre entreprise sont essentielles au bon développement et au bon fonctionnement de votre activité : factures, notes de frais, données comptables… Il s’agit souvent de documents papier, de tickets de caisse, de reçus, que vous devez collecter pour vos déclarations.

 

Et si vous faites appel à une agence d’expertise comptable, ce sont des allers-retours sans fin parce qu’il manque un document ou un justificatif. Une perte de temps colossale !   

 

Le cauchemar de la fin du mois ? C’est toujours à ce moment qu’il faut transmettre tous les documents nécessaires, vérifier les paiements, éditer les factures… Nous le savons tous, mais pourtant nous n’arrivons pas toujours à l’anticiper suffisamment.

 

Cela finit bien souvent en course contre la montre à la recherche de la facture perdue. Et encore une fois, des allers-retours sans fin parce qu’il manque un ticket de caisse.

 

Papier, mail, post-it… Vos données sont partout à cause de la multiplicité des sources d’information ! Quelle perte de temps de rassembler tous ces supports en un seul, et de vérifier que rien ne manque.

Les solutions

N°1 : La dématérialisation des pièces

Grâce à un outil très simple à utiliser, vous pouvez, via une application, prendre votre ticket de caisse en photo, transférer une facture ou un dossier scanné sur une adresse mail afin de tout dématérialiser et tout centraliser. Il faut simplement s’habituer à le faire systématiquement !

N°2 : Une interface ouverte à toutes les parties prenantes

Chaque personne impliquée dans un projet (commerciaux, techniques, comptabilité…) doit pouvoir avoir accès aux documents dans leur ensemble, à tout moment. Le partage de documents est donc primordial et possible grâce à différents outils et applications. 

N°3 : Un point d'entrée unique pour la collecte des données

Un outil unique pour collecter et rassembler toutes les pièces et les documents dont vous avez besoin : simple et efficace ! Vous gagnez du temps et pouvez vaquer sereinement à vos autres activités.

Process n°2 à optimiser : le paiement des factures

Les problèmes

Saisie des virements, vérification, suivi de trésorerie… Autant de tâches laborieuses et chronophages lorsqu’elles sont faites pratiquement manuellement, sur un fichier Excel. 

 

Un retard de paiement d’un client ou un problème avec un fournisseur ? Encore plus de perte de temps et de stress qui pourraient être évités avec les bons outils de gestion comptable.

Les solutions

N°1 : L'OCR et l'automatisation

Les meilleurs amis de l’entrepreneur ! Fini les erreurs de saisie, vous pouvez tout automatiser grâce à certains outils comme Libeo (une entreprise française), Spendesk et d’autres. Le besoin étant réel auprès des entrepreneurs, il s’agit là d’un marché en forte expansion !

 

Petite précision : l’OCR, la Reconnaissance Optique des Caractères, permet de lire chaque facture et d’identifier toutes les informations dont la comptabilité va avoir besoin, comme la date, le client, le montant, etc. 

N°2 : Les outils avec alerting et relances

Grâce à ces outils, vous n’oublierez plus une seule facture à régler ou à réclamer ! Vous serez automatiquement informé de vos encours. Gain de temps assuré, et beaucoup de stress en moins !

N°3 : Suivi en temps réel des flux

Ces outils vous permettent également de suivre en temps réel votre situation : où en sont vos paiements, vos règlements… Vous pourrez ainsi gérer sereinement votre comptabilité.

Process n°3 à optimiser : la visibilité des dépenses

Les problèmes

Il est très difficile pour un entrepreneur de savoir où en sont ses dépenses à un instant T. Il y a toujours un décalage sur les informations qu’il reçoit, ce qui génère beaucoup d’incertitude et d’inquiétude.

Avec la multiplication des outils, l’entrepreneur perd un temps considérable à récolter et consolider ses données pour les transmettre à ses partenaires en fin de mois ou en fin de période.

L’organisation comptable ne suit pas forcément le rythme entrepreneurial alors que l’entrepreneur a parfois besoin d’avoir accès à l’information en temps réel.

Les solutions

N°1 : Avoir l'information en amont et en temps réel

Avoir une bonne visibilité de ses dépenses est indispensable pour le pilotage de la société et le développement de l’activité, mais aussi pour gagner du temps !

N°2 : La centralisation des transactions

Savoir où trouver l’information est essentiel. Centraliser l’information des transactions avec un accès ouvert aux personnes qui en ont besoin permet un gain de temps considérable. L’information est sûre, à jour et facilement accessible par tous !

N°3 : La mise en place d'un process avec son expert-comptable

Chaque entreprise étant unique et ayant des besoins différents, il est important de définir dès le départ un mode de fonctionnement avec votre cabinet d’expertise comptable.

Pour améliorer la performance financière de votre entreprise, à vous de décider ensemble si vous avez besoin d’une comptabilité mise à jour plusieurs fois par mois, tous les deux mois ou chaque trimestre par exemple.

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Process n°4 à optimiser : l’uniformisation des processus

Les problèmes

On voit souvent des entreprises fonctionner en silo et donc utiliser des outils « silotés ». Chaque métier, service, filiale utilise ses propres outils qui ne communiquent pas entre eux. Partager les données et les informations devient alors long et laborieux !

Avec la multiplication des solutions disponibles, l’autre travers est de choisir des outils inadaptés et finalement de ne pas les utiliser correctement ou de ne pas les utiliser du tout. 

Les solutions

N°1 : Des outils faciles à adopter par toutes les personnes concernées

En comptabilité, il n’y a pas que le fichier Excel ! Il existe des outils et des interfaces utilisateurs très ergonomiques et faciles à utiliser en fonction des profils et des buts recherchés. Votre cabinet d’expert-comptable peut vous conseiller en la matière en fonction de vos besoins spécifiques, mais sait aussi s’adapter si vous avez déjà vos propres outils.

N°2 : Une formation adaptée à chaque typologie d'utilisateur

Au moment de l’intégration d’un outil, il est important de définir un parcours de formation pour les futurs utilisateurs. Petite astuce : faites de petites vidéos à chaque moment clé de l’intégration et de la prise en main de l’outil par une équipe test. Cela vous servira de base pour former les autres collaborateurs de l’entreprise, mais aussi les nouveaux arrivants. Les capsules vidéo permettent à chacun de se former à son rythme.


Autre petite astuce :
les personnes ayant testé en premier la prise en main de l’outil peuvent devenir des
champions. Grâce à leur maîtrise de l’outil, ils pourront devenir des référents et répondre aux questions de leurs collègues si besoin. 

N°3 : La gamification de la prise en main

Transformez l’utilisation de l’outil en jeu en mettant en avant les résultats atteints ! X pièces ont pu être transmises, X heures de travail ont été gagnées sur telles tâches, etc. Fixez des objectifs et mettez en place des petits jeux pour vos équipes, cela facilitera la prise en main des outils que vous souhaitez intégrer.

Process n°5 à optimiser : la gestion de la facture

Les problèmes

La facturation est un point clé pour toute entreprise et peut parfois prendre un temps important à l’entrepreneur. La récurrence, le suivi des paiements, les relances des impayés sont autant de tâches essentielles, mais qui peuvent très vite devenir chronophages, voire poser des problèmes de trésorerie lorsqu’il y a des ratés.  

Les solutions

N°1 : Le paramétrage des envois de factures

Si vous avez des factures récurrentes, l’idéal est de bien paramétrer en amont l’émission de la facture et son envoi automatique grâce à l’outil que vous utilisez. Cela vous fait une tâche de moins à faire et vous évite des oublis.

Vous pouvez également paramétrer le suivi de vos factures et faire la chasse aux impayés. N’hésitez pas à programmer une alerte quelques jours avant la fin du délai de la facture pour relancer votre client en lui envoyant un message de rappel.

N°2 : Le lien avec l'outil de prélèvement

Il existe des outils qui permettent de gérer les prélèvements une fois la facture émise et envoyée. Cela permet d’éviter de perdre du temps à multiplier les documents et les échanges. 

N°3 : Passer par un expert-comptable ou un outil de gestion comptable

Pour la gestion de votre facturation, de l’émission au suivi des paiements, vous pouvez soit passer par un expert-comptable, soit avoir recours à un outil de gestion comptable adapté. À vous de voir ce qui vous convient le mieux !

5 choses à retenir !

Voici les 5 choses à retenir sur l’optimisation des processus et le choix des outils de gestion comptable adapté qui vont vous permettre de gagner du temps :

  1. Dématérialisez et automatisez vos process dès que c’est possible ! 
  2. Centralisez vos processus avec des outils adaptés à vos besoins spécifiques !
  3. Choisissez des outils que tous les intervenants, internes ou externes, peuvent utiliser !
  4. Formez tous les utilisateurs à vos outils !
  5. Choisissez LE partenaire qui vous fera gagner du temps en toute sérénité !

Chez EARN, nous conseillons nos clients sur leurs processus financiers et le choix des outils adaptés à leur structure pour une comptabilité à jour. Ainsi, vous ne perdrez plus de temps sur le rendu de vos pièces ou sur vos paiements de facture. 

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Alexis Slama, 

Co-fondateur

Guillaume Thomas, 

Co-fondateur 

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