Comptabilité et e-commerce : les règles à respecter

Trois facteurs clés nous montrent que le commerce en ligne est un business extrêmement prometteur. Tout d’abord, les habitudes de consommation. Les particuliers et les entreprises ont aujourd’hui assez de recul et de confiance pour commander en ligne. Ensuite, la technologie est suffisamment mature pour faciliter la création et la gestion d’une entreprise e-commerce.

 

Les CMS les plus performants offrent toutes les fonctionnalités possibles pour créer et développer une boutique prospère. Enfin, l’environnement légal encourage l’entrepreneuriat et facilite de plus en plus la création et le développement des entreprises (le statut de micro-entreprise, les régimes simplifiés d’imposition, les crédits d’impôts, les financements publics, etc.).

 

Dans ce contexte très favorable, la comptabilité peut ralentir l’engouement des dirigeants de boutiques e-commerce. Oui, la comptabilité nécessite le respect de règles strictes. Mais elle ne doit pas brider la volonté d’entreprendre. Conscients de vos interrogations, nous vous présentons dans cet article l’essentiel à savoir sur la comptabilité d’une entreprise e-commerce. Nous vous parlerons également de facturation et de TVA : deux points très importants pour la bonne gestion de votre shop en ligne.

 

Enfin, pour vous aider à développer votre e-commerce, nous vous donnons nos meilleurs conseils pour maîtriser votre comptabilité. Vous verrez qu’avec une connaissance générale du sujet et ces quelques conseils, la comptabilité sera un atout pour votre croissance, ou votre projet de commerce en ligne.

SOMMAIRE

1 - L’essentiel à savoir sur la comptabilité de l’e-commerce

Les trois règles les plus importantes à connaître pour tenir une comptabilité dans les règles concernent l’ouverture d’un compte en banque, la tenue comptable quotidienne et les comptes annuels obligatoires.

1.1 - Le compte en banque

Toutes les entreprises commerciales doivent disposer d’un compte bancaire professionnel. C’est la première règle à respecter pour la gestion comptable de votre entreprise. Le compte en banque vous permet de déposer le capital social lors de la création, de réceptionner les paiements issus de vos ventes et de payer vos dépenses.

ouvrir son compte professionnel

Les entreprises individuelles (dont les micro-entreprises) sont exemptées de cette obligation… Dans une certaine limite ! En effet, si votre chiffre d’affaires a dépassé pendant deux années civiles consécutives un montant annuel de

10 000 €, votre entreprise devra obligatoirement disposer d’un compte bancaire professionnel.

1.2 - La gestion quotidienne

La gestion quotidienne de votre comptabilité est essentielle pour connaître le niveau d’activité de votre entreprise (chiffre d’affaires et marges par produit, par client ou par secteur géographique), garder un œil attentif sur vos dépenses et ne pas vous laisser submerger en repoussant à plus tard la tenue comptable.

 

Mais c’est aussi une obligation du Code de commerce, qui s’applique à tous les commerçants, traditionnels ou en ligne : “Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l’enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. Ces mouvements sont enregistrés chronologiquement” (article L123-12).

 

Tous les flux affectant le patrimoine de votre entreprise doivent être enregistrés dans votre comptabilité : les ventes, les achats, les investissements, les frais financiers, etc.

 

Heureusement, des logiciels vous permettent de simplifier un maximum ces travaux, avec la possibilité de relier la comptabilité aux flux de trésorerie et à votre facturation. Les experts-comptables sont aussi là pour vous aider et prendre en charge tout ou une partie de la gestion comptable de votre entreprise. Nous en parlons plus en détail dans la troisième partie de cet article.

1.3 - Les comptes annuels obligatoires

La troisième règle comptable obligatoire concerne l’établissement des comptes annuels de votre entreprise. Les dirigeants doivent transmettre chaque année à l’administration les comptes de leur entreprise. Ces comptes présentent le patrimoine de votre société à la fin de l’exercice comptable (l’ensemble des dettes et des créances : le fameux bilan) ainsi que l’ensemble des charges et des produits réalisés sur la période (le compte de résultat).

comptes annuels

Pour établir ces comptes dans le respect du Code de Commerce, une gestion comptable quotidienne est un facteur clé de succès (voir le paragraphe précédent). Ces comptes annuels – au-delà d’être une obligation légale – ont une réelle utilité pour vous :

 

  • Ils vous servent d’appui si vous souhaitez faire une demande de financement, auprès d’une banque ou d’investisseurs.
  • Ils vous permettent de faire des comparaisons et des analyses de l’évolution de vos chiffres d’année en année et de vous situer par rapport à vos concurrents.

 

Pour être sûr de respecter les principes comptables du Code de Commerce, de délivrer les comptes annuels dans les temps à l’administration et de bénéficier de conseils avisés tout au long de l’année, nous vous conseillons de faire appel à un expert-comptable. Chez EARN, nous prenons en charge la comptabilité de nos clients et planifions des rendez-vous réguliers pour faire parler vos chiffres. La comptabilité n’est plus une tâche chronophage et désagréable dans la vie de l’entrepreneur. C’est un outil d’aide à la décision des chefs d’entreprise.

2 - Factures et TVA : les règles à connaître et à appliquer

Plus votre business se développe, plus vous facturez. Et plus vous facturez, plus vous collectez de la TVA ! La facturation et la taxe sur la valeur ajoutée sont deux points particulièrement sensibles pour les e-commerçants. Comme il n’est pas toujours simple de comprendre leur fonctionnement, nous vous présentons ci-dessous l’essentiel à savoir sur ces deux sujets.

2.1 - La facturation

La facture est le document comptable, juridique et commercial qui officialise une vente. Vous devez en éditer une lors de chaque vente, et vous charger de transmettre ce document à votre client.

 

Notez aussi que vous avez l’obligation de conserver toutes vos factures de vente durant 10 ans. Les logiciels et les extensions de CMS dédiés à la facturation vous seront très utiles pour facturer, comptabiliser, transmettre et stocker automatiquement ces documents (nous vous en parlons plus bas).

 

Le point le plus important à retenir, c’est qu’une facture doit comporter des mentions obligatoires, que vous trouverez sur le site du service public.

Facture avec les mentions légales

Exemple de facture chez EARN, avec les mentions obligatoires

Le défaut de facturation est passible de sanctions, d’où l’importance de respecter ces quelques règles.

Les sanctions suite à un défaut de facturation, incomplète ou inexacte

Enfin, le délai de rétractation d’un acheteur en ligne étant de 14 jours, vous serez amené à éditer des avoirs (ou “notes de crédit”) pour annuler la vente, si un client  le souhaite. Ce document doit comporter le numéro de la facture correspondante et peut être généré automatiquement par votre application e-commerce, comme Prestashop par exemple.

2.2 - La TVA

Vous collectez de la TVA pour le compte de l’Etat sur chacune de vos ventes. En contrepartie, vous avez le droit de déduire la TVA que vous payez sur vos achats. C’est le principe de cet impôt, supporté par les acheteurs finaux.

qu'est ce que la tva

Pour votre boutique e-commerce, vous devez connaître les points suivants :

  • Votre régime d’imposition à la TVA
  • Le taux de TVA applicable sur vos ventes
  • Les dates de déclaration de l’impôt
  • Les règles concernant la TVA sur les ventes à l’étranger (ventes intracommunautaires et exportations)

 

Concernant votre régime d’imposition, il en existe 3 : la franchise en base de TVA, le régime simplifié et le régime réel normal. Ils dépendent de votre volume de chiffre d’affaires et impactent notamment vos obligations déclaratives. En résumé :

  • Le régime réel normal : où vous devez déclarer et payer chaque mois (ou trimestre, selon un certain montant de TVA dû) les montants de TVA collectée et déductible.
  • Le régime simplifié : où vous déclarez et payez uniquement deux acomptes semestriels. Une déclaration annuelle (CA12) permet de régulariser les sommes déclarées et payées. Le régime déclaratif est donc plus simple. Il s’adresse aux entreprises se situant entre certains seuils de chiffre d’affaires.
  • La franchise en base : qui permet aux entreprises réalisant un faible chiffre d’affaires de ne pas facturer de TVA à leurs clients (article 293 B du CGI). Ces entreprises n’ont pas besoin de remplir de déclaration de TVA. Ce régime n’est pas idéal – sauf en phase de test – car vous ne pouvez pas déduire la TVA sur vos achats (gros impact sur vos marges ↘️).

 

Les dates de déclaration sont disponibles sur votre espace professionnel Impôt.gouv. Afin de respecter ces échéances, nous vous conseillons de confier l’établissement et la transmission de vos déclarations de TVA à un expert-comptable. C’est la garantie pour votre entreprise de respecter les règles et les délais liés à cette taxe.

Enfin, depuis le 1er juillet 2021, les règles concernant la TVA intracommunautaire pour le commerce à distance sont simplifiées. Si vous vendez pour plus de 10 000 euros (HT) de marchandises dans un pays de l’Union Européenne, alors vous êtes redevable de la TVA selon les règles en vigueur dans le pays destinataire.

La TVA intercommunautaire

Pour vous acquitter de la somme due dans le pays d’arrivée, cela se passe désormais sur un guichet unique (OSS), en ligne.

La TVA intercommunautaire

C’est une petite révolution pour les dirigeants de sites  e-commerce, car auparavant, chaque pays fixait un seuil de chiffre d’affaires. Et il n’existait pas de guichet unique vous permettant de déclarer et payer la TVA due dans chaque pays de l’UE.

guichet unique de TVA

Concernant les ventes à l’extérieur de l’Union Européenne, on parle d’exportations. Dans ce cas, vous n’avez pas à collecter de TVA (article 262 du CGI). Pour bénéficier de cette exonération, vous devez :

  1. Détenir un numéro EORI (Economic Operators Registration and Identification)
  2. Effectuer pour chaque vente à l’export une déclaration visée par le bureau des douanes

 

Toutes les informations concernant la TVA à l’export et les procédures de dédouanement sont disponibles sur le site du Service Public.

💡 Le conseil de EARN

Avec le Brexit, les règles sur les ventes à distance à destination de la Grande-Bretagne ont évolué. Si vous êtes concerné, nous vous conseillons de regarder l’infographie créée par Sendcloud. Vous y trouverez un arbre décisionnel parfaitement adapté pour savoir quels formulaires remplir, quels tarifs douaniers payer, où payer la TVA, etc.

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3 - Nos meilleurs conseils pour bien maîtriser la comptabilité de votre e-commerce

Maintenant que vous connaissez les grandes lignes de la comptabilité de l’e-commerce, nous tenons à vous donner nos meilleurs conseils de gestion.

 

Deux facteurs clés de succès se dégagent lorsque nous analysons des entreprises de commerce en ligne performantes dans leur gestion :

 

  1. Utiliser les meilleurs outils : faites le choix dès le départ d’utiliser une plateforme fiable pour votre cœur d’activité (la vente en ligne), mais aussi pour la gestion. Magento, Prestashop, Shopify et WooCommerce sont les outils les plus utilisés. Soyez sûr que votre plateforme se connecte parfaitement à d’autres applications telles que : vos banques, votre outil de facturation, votre outil de comptabilité. L’interopérabilité entre vos outils et la création de systèmes sont les clés d’une gestion réussie 💡.
  2. S’entourer d’un expert-comptable ayant une connaissance précise des particularités de votre secteur d’activité : tant pour la gestion quotidienne de votre comptabilité, que pour l’établissement des comptes annuels et des diverses déclarations fiscales et sociales, faire appel à un expert-comptable pour vous épauler est une évidence. L’élément qui fera la différence pour vous, c’est de choisir un vrai partenaire d’affaires, un entrepreneur bien au fait des enjeux de l’e-commerce et des opportunités liées aux nouvelles technologies.

 

Chez EARN, nous accompagnons les dirigeants d’entreprises e-commerce tant sur la prise en charge de vos obligations comptables, fiscales et sociales, que sur le pilotage de la performance votre business. Au-delà d’un comptable, vous aurez à vos côtés un partenaire d’affaires bien au fait des particularités de votre secteur, et des nouvelles possibilités offertes par le numérique.

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Experts-comptables pour entrepreneurs ambitieux

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