L’économie, c’est une histoire de cycles. Et comme souvent, les acteurs qui s’en sortent le mieux sur le long terme sont ceux qui savent s’adapter.
Avec la crise du COVID-19, le conflit en Ukraine et l’inflation, la croissance économique mondiale bat de l’aile. Et vous êtes sûrement impacté par ces événements.
Dans cet article, nous vous partageons 3 conseils pour vous aider à limiter les risques durant une période de turbulence.
Ils complètent notre guide ultime des bonnes pratiques de la gestion d’entreprise.
Même si vous n’êtes pas directement impacté par les événements récents, vous verrez que certains conseils sont tout de même utiles pour optimiser vos résultats actuels.
1. Auditez vos dépenses
C’est le moment ou jamais de passer au peigne fin les sorties de trésorerie de votre entreprise.
Au fil des années, nous prenons tous des mauvaises habitudes : s’abonner à de nombreux logiciels et services payants, converser un fournisseur plus cher que la concurrence, abandonner l’analyse des flux bancaires, etc.
En période de crise, un sou est un sou. Vous devez directement réduire les dépenses superflues, pour améliorer votre trésorerie.
La première étape consiste à lister toutes les dépenses de votre entreprise, par catégorie. Plusieurs options s’offrent à vous :
- Utilisez votre application bancaire, filtrez uniquement les dépenses et classez-les par catégories.
- Utilisez votre outil de gestion de trésorerie, filtrez uniquement les dépenses, classez-les par catégorie et par importance.
- Analysez les comptes de charge et de fournisseurs issus de votre comptabilité.
Dans les 3 cas, l’utilisation d’outils modernes vous aidera grandement. Nous en parlons plus en détail dans cet article : Quels outils de gestion choisir pour votre entreprise ?
Une fois que vous avez la bonne information sous les yeux, vous devez choisir les dépenses à supprimer ou alléger. Pour chacune, posez-vous les questions suivantes :
- Cette dépense est-elle indispensable ?
- Génère-t-elle un ROI (retour sur investissement) important et immédiat ?
- Impacte-t-elle positivement l’expérience de mes employés et de mes clients ?
- Est-il possible de la réduire ?
Ces questions vont vous aider à supprimer ou alléger plusieurs dépenses. Si un coût est nécessaire à votre activité, conservez-le. Mais demandez-vous s’il est possible de le réduire (en changeant de fournisseur, en négociant des tarifs, en réduisant les volumes, etc.).
Aussi, nous verrons plus bas qu’il est possible de financer des dépenses importantes, afin d’aligner le mieux possible les entrées et les sorties de trésorerie dans le temps.
2. Analysez vos coûts de revient (et coûts cachés)
Passons maintenant à l’analyse de la rentabilité de votre activité. En période de crise, vous devez :
- Vous concentrer sur les activités ou produits les plus rentables
- Accélérer les entrées de trésorerie (paiements clients)
- Améliorer les marges
Connaissez-vous la méthode des 20/80 ? Il s’agit de se concentrer sur les 20% des actions qui génèrent 80% des résultats. Lors d’une période de turbulence, vous devez vous concentrer sur l’essentiel les activités qui génèrent le plus de cash et de marge.
Pour analyser quelles sont ces activités, vous pouvez classer les comptes clients et produits de votre comptabilité par ordre décroissant. Vous aurez alors une image globale des produits et des clients qui génèrent le plus de chiffre d’affaires.
En face du CA, il y a le cash. Est-ce que les ventes les plus importantes sont encaissées rapidement ? C’est une analyse primordiale. En effet, certains clients (surtout dans le B2B) ont des délais de paiement longs. C’est le moment de négocier avec eux ces délais, pour accélérer vos encaissements. Aussi, nous verrons dans la 3ème partie de cet article qu’il existe des outils financiers pour améliorer les délais de paiement.
Jusqu’ici, nous raisonnons en termes de chiffre d’affaires et de cash. Mais le plus important dans une entreprise, c’est de générer des profits. Vous devez donc vous concentrer sur les activités qui dégagent le plus de marge. C’est ici qu’entre en jeu la comptabilité analytique. Elle permet d’affecter chaque ligne comptable à une destination (produit, service, contrat, client, secteur géographique, etc.). Les charges affectées par destination constituent le coût de revient (ex : la marchandise A, le salarié B et le loyer du bâtiment C constituent 80% du coût de revient du produit Y). Votre objectif est de réduire le coût de revient des destinations les plus stratégiques pour votre business. Nous vous renvoyons aux 4 questions vues dans la 1ère partie, pour vous aider à réduire vos coûts.
Parlons maintenant des coûts cachés. Comme leur nom l’indique, ils n’apparaissent pas clairement dans votre comptabilité ou sur vos comptes bancaires. Pourtant, ils pèsent énormément sur les finances des entreprises.
La plupart du temps, les coûts cachés proviennent d’un dysfonctionnement lié à l’organisation : mauvaise gestion des tâches, turn-over important, problèmes de qualité, système d’information défaillant, mauvais choix stratégiques.
Revenons ensemble sur chacun de ces points :
- Mauvaise gestion des tâches : chaque projet est un ensemble de tâches qui consomment des ressources (temps ou argent). Le découpage de votre activité et la répartition des tâches sont-ils optimisés ? Pouvez-vous automatiser, supprimer des étapes, mieux arbitrer la répartition en interne et/ou en externe ?
- Turn-over important : le recrutement pèse très lourd dans le budget des entreprises. Si votre turn-over est trop important, vous devez travailler en priorité sur ce chantier. Aussi, protégez-vous un maximum en impliquant vos équipes, en prônant un management participatif et en prenant soin de vos collaborateurs, tout simplement.
- Problèmes de qualité : les retouches non-prévues dues à des feedbacks clients, une perte de chiffre d’affaires potentiel dû à une rupture de stock, un ralentissement de la production dû à des pannes ; tous ces éléments de qualité impactent vos résultats. Mesurez la qualité grâce à des KPIs et améliorez en permanence votre chaîne de valeur.
- Système d’information défaillant : l’information circule-t-elle bien dans votre entreprise ? C’est sûrement le coût caché le plus important ! Demandez-vous si chacun dispose de la bonne information, au bon endroit et au bon moment. Avez-vous besoin de faire tant de réunions pour que les équipes soient bien informées ? Disposez-vous des chiffres-clés lorsque vous en avez besoin ? Cartographiez votre système d’information, relevez les anomalies les plus importantes et mettez en place des actions correctrices (exemple : un nouveau logiciel de gestion de projet performant).
- Mauvais choix stratégiques du dirigeant : le risque en termes de stratégie, c’est de se tromper de bataille. On parle de coût d’opportunité. Toute décision de gestion entraîne un choix : renoncer à faire une action au profit d’une autre. Alors, regardez votre agenda et demandez-vous si lorsque vous êtes à tel endroit, en train de travailler sur tel projet, votre temps pourrait-il être mieux utilisé ? Demandez-vous si cette réunion, le développement de cette activité, ou la prise en charge de cette tâche impactent positivement les résultats de votre entreprise. Pensez à la méthode des 20/80 que nous avons vu plus haut.
Chez EARN, nous accompagnons les dirigeants d’entreprise dans la priorisation des tâches. Nous intervenons en tant que business coach (partenaire d’affaires) pour vous aider à vous concentrer sur les chantiers les plus importants pour votre entreprise.
Enfin, la rentabilité d’une entreprise est aussi conduite par les prix. C’est peut-être le moment d’augmenter les tarifs de certains de vos produits ou services (ou de modifier votre offre ou modèle d’affaires). Si vous êtes prestataire de services, lisez notre article comment bien fixer les tarifs de son agence.
3. Faites un point sur vos finances
La finance est une boîte à outils dans laquelle existent plusieurs leviers à déclencher dans différentes situations. Par exemple :
- Si votre client principal vous impose des délais de paiements qui vous mettent en difficulté, vous pouvez vous tourner vers l’escompte ou l’affacturage afin d’encaisser plus rapidement le fruit de vos ventes.
- Si l’investissement dans une machine, une formation, un bâtiment ou un ensemble de logiciels est nécessaire pour améliorer vos résultats, le crédit bancaire vous permet de lisser cette dépense afin de la financer grâce au retour sur investissement obtenu.
- Si vous souhaitez accélérer les délais de paiement de vos clients (ou augmenter vos revenus en facilitant l’acte d’achat), proposer un mode de paiement buy now pay later ou plusieurs fois sans frais peut améliorer votre situation actuelle.
- Si vous avez besoin de financer des campagnes de SEA (Google Ads, Social Ads) ou des stocks afin d’augmenter vos ventes, le recours au revenue based financing peut vous offrir un levier de croissance significatif.
Évidemment, chaque mode de financement a un coût qui impacte votre rentabilité : les charges financières. Aussi, le financement est par nature risqué. Réfléchissez bien au retour sur investissement potentiel de chaque action et mesurez le risque en envisageant différents scénarios. Votre expert-comptable et votre banquier peuvent vous aider dans cette réflexion.
Pour compléter ces conseils en gestion financière, consultez nos articles :
- Pourquoi et comment mettre en place une culture cash dans votre entreprise ?
- Pourquoi et comment piloter ses données financières en temps réel ?
- Comment optimiser la gestion de trésorerie de votre entreprise ?
- Comment améliorer la performance financière d’une entreprise ?
- Quels sont les modes de financement d’une entreprise ?
Mettez enfin le digital et le conseil en haut de vos priorités
Ces 3 conseils à mettre en œuvre lors d’une période de turbulence ont un point commun : ils nécessitent un système d’information performant et des compétences de pointe en gestion d’entreprise. Chez EARN, nous plaçons ces deux piliers au centre de notre proposition de valeur.
Nous accompagnons au quotidien des entrepreneurs ambitieux dans les périodes de forte croissance, mais aussi de remise en question. Contactez-nous, si vous souhaitez améliorer vos performances grâce au conseil et au digital.
