Quels outils de gestion choisir pour votre entreprise ?

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Aaah, les outils ! Ils sont indispensables au bon développement de votre entreprise : gestion de projet, productivité, communication, finance, développement commercial… Mais, avec le développement d’Internet et de l’informatique, il n’y a jamais eu autant de solutions sur le marché pour la gestion d’entreprise.

 

Alors, comment choisir ?

 

Vous pouvez tester gratuitement la plupart des logiciels SaaS avec une période d’essai. Mais, cela demande du temps. Vous pouvez lire des comparatifs. Mais, ils ne sont pas toujours très objectifs. Il y a aussi la recommandation : vous connaissez peut-être un entrepreneur dans votre entourage qui est fan de son outil de to-do list ou de prospection ? Mais, est-il adapté à votre business, vos habitudes et celles de vos équipes ?

Pour vous aider à bien choisir, nous avons sélectionné et classé les outils de gestion qui sont selon nous les plus performants. D’ailleurs, nous vous partageons les outils que nous utilisons chaque jour chez EARN. Aussi, nous vous expliquons quelles sont les fonctionnalités les plus importantes pour chaque catégorie. Vous aurez alors l’essentiel de l’information nécessaire pour choisir votre outil.

Cet article évoluera au fur et à mesure que nous testons de nouvelles applications. Ajoutez-le en favoris pour le consulter quand vous aurez un nouveau besoin pour votre entreprise 😉.

Sommaire

1 - Les outils de gestion de projet

Commençons par le cœur du réacteur : la gestion de projet. Ces outils permettent d’organiser et de planifier l’activité. Ils sont très utiles, car ils facilitent le travail des collaborateurs et contribuent à l’efficacité de l’entreprise.

Grâce à ces applications, vous pouvez :

  • organiser chaque projet ;
  • les découper en tâches ;
  • les répartir dans vos équipes ;
  • affecter des deadlines ;
  • suivre l’avancée des projets.

Il existe une multitude d’outils de gestion de projet gratuits, freemium ou payants. Nous vous présentons ci-dessous les plus connus.

Asana

Asana est une application très complète qui permet de gérer les projets et les tâches. L’application est gratuite pour les petites équipes, mais des options payantes sont disponibles pour les équipes plus importantes. Asana est facile à utiliser et propose de nombreuses fonctionnalités : gestion des deadlines, gestion du budget, gestion des ressources… C’est l’outil que nous utilisons chez EARN, pour suivre nos différents projets.

ClickUp

ClickUp est une application de gestion de projet complète et très facile à prendre en main. Elle propose des fonctionnalités intéressantes, comme le time tracking ou les dashboards. L’application est payante (à partir de 5€/mois par utilisateur).

Souvent comparé à Notion (voir plus bas), ClickUp est moins personnalisable, mais plus structuré et concentré sur la gestion de projet. Si vous hésitez entre les deux outils, nous vous conseillons de lire ce comparatif complet : quoi choisir entre ClickUp et Notion ?

Monday

Proche d’Asana, Monday est également simple à utiliser et propose de nombreuses fonctionnalités (comme la gestion des deadlines, la gestion du budget ou le suivi des activités). Monday est gratuit jusqu’à 2 utilisateurs, mais des options payantes sont disponibles (à partir de 6€/mois par utilisateur).

Vous hésitez entre Notion, Asana et Monday ? Ce comparatif vidéo devrait vous aider à choisir (anglais sous-titré).

Notion

Outil freemium très complet, Notion est un espace de travail tout-en-un aux possibilités infinies. S’appuyant sur des bases de données aux multiples formes (listes, tables, galeries, kanbans, timelines) et des pages composées de blocs, Notion est extrêmement flexible. Un point fort, comme un point faible. Heureusement, vous pouvez utiliser une bibliothèque de templates (modèles) pour vous aider à déployer votre organisation rapidement.

Trello

Trello est une application gratuite de gestion de projet kanban très visuelle, basée sur le principe simple et efficace du tableau. Une fois connecté, vous accédez à différents « tableaux » sur lesquels sont inscrites des « cartes ». Les cartes représentent vos différentes tâches et peuvent être organisées en fonction de leur statut : à faire, en cours, fait. Vous pouvez également y ajouter des collaborateurs, des commentaires, des pièces jointes, etc. Trello est plus simple que Notion, car il se limite à l’essentiel.

Microsoft Project

Vous faites partie de la team Microsoft ? Alors MS Project pourrait vous intéresser. C’est une application de gestion de projet extrêmement complète. Elle propose de nombreuses fonctionnalités, comme la gestion des ressources, la gestion du budget, le suivi des activités ou l’exécution de scénarios.

Microsoft Project est l’outil idéal pour les équipes importantes et les projets complexes. Il existe en version Cloud (à partir de 8,40€ mensuels/utilisateur) ou en local.

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2 - Les outils de productivité

Les outils de productivité en entreprise permettent de travailler en équipe, stocker et partager des documents, automatiser des tâches et suivre les temps affectés à certaines missions. Ils complètent parfaitement votre outil de gestion de projet et vous permettent de gagner beaucoup de temps.

 

📌 Lire notre article Productivité d’entreprise : Nos 3 meilleurs conseils

 

Google Workspace et Office 365 sont les suites de productivité d’entreprise stars. Nous ne pouvons pas choisir à votre place entre Google et Microsoft, mais nous vous conseillons surtout d’utiliser l’une OU l’autre de ces applications. Sinon, l’organisation des documents peut vite devenir l’enfer. Si vous recherchez une solution Cloud simple et axée sur la collaboration, dirigez-vous vers Google Workspace (comme nous 😉). Si vous avez l’habitude de MS Word, Excel, Powerpoint et Outlook, ne perdez pas de temps à changer d’environnement : optez pour Office 365.

 

Comme beaucoup, vous avez l’habitude de noter vos idées, vos rendez-vous et différentes tâches dans des carnets ou dans des listes ? Alors, vous avez deux options :

  1. Utiliser votre outil de gestion de projet (Trello, Asana, Notion, etc.) pour créer vos to-do lists. Comme cela, vous restez dans le même écosystème et évitez de multiplier les outils.
  2. Utiliser une application dédiée aux to-do lists. Nous pensons principalement à Todoist, qui a l’avantage d’être spécualisé pour cette tâche et d’être plus rapide à utiliser qu’un outil tout-en-un.

 

Parlons maintenant d’automatisation 🤩. Avec le développement des logiciels SaaS, du Cloud et des API, les applications permettant d’automatiser de nombreuses tâches ont explosé. Parmi les plus connues : Zapier et Make (ex Integromat). Pour choisir entre les deux, nous vous conseillons de regarder les différentes intégrations disponibles avec vos outils. Zapier est très populaire et sa documentation est excellente. Mais Make dispose d’un éventail d’automatisations plus important.

 

📌 Lire notre article Comment utiliser Zapier : 3 exemples pour gagner du temps

 

Enfin, pour suivre les temps de vos différents projets, vous pouvez vous équiper d’un outil de time tracking comme Harvest ou Toggl. Ils sont précieux pour suivre la rentabilité de vos projets clients ou arbitrer entre l’externalisation et l’internalisation de certaines tâches. Notez que certains logiciels de gestion de projet incluent déjà cette fonctionnalité.

3 - Les outils de communication

La communication est primordiale pour transmettre des informations en interne, échanger avec vos clients, prospects et partenaires, et animer vos équipes. Les outils de communication sont dédiés à cela. Gestion des e-mails, chat, téléphone, visioconférence : leur présence dans les entreprises a d’ailleurs pris beaucoup d’importance avec la hausse du télétravail et de l’asynchrone.

Voici un tour d’horizon des outils les plus connus pour chaque fonctionnalité.

E-mails

Les outils d’e-mailing sont inclus dans votre suite de productivité. Dans 90% des cas, vous choisirez donc entre Gmail et Outlook.

 

Si vous recevez énormément d’e-mails et/ou que vous gérez plusieurs boîtes de réception, des applications comme Superhuman ou Spark pourront vous aider à gagner beaucoup de temps.

 

Quelques ressources utiles pour la gestion des e-mails :

Chat

Les applications de chat en entreprise sont désormais indispensables pour collaborer rapidement et facilement. En effet, les équipes peuvent communiquer sans passer par une application e-mail : c’est donc plus rapide et moins formel. Les outils de chat sont également utiles pour partager des documents, créer des canaux de conversations dédiés, lancer des communautés ou des groupes de travail.

 

Si vous utilisez les suites bureautiques de Google ou Microsoft, vous pouvez utiliser Google Chat ou Microsoft Teams pour rester dans le même environnement. Mais des applications comme Slack, Discord et Zendesk permettent d’aller plus loin, avec des automatisations et des intégrations qui séduisent chaque jour de plus en plus d’entreprises.

Visioconférence

Les applications de visioconférence en entreprise sont essentielles pour échanger en face-à-face avec des collègues ou des clients à distance. Les avantages sont multiples : on peut voir le visage de son interlocuteur, il n’y a pas besoin de se déplacer, c’est plus convivial qu’un appel téléphonique et les échanges sont plus productifs. Les usages sont nombreux : réunions, présentations, recrutements, ou prospection.

Les principales applications de visioconférence en entreprise sont Skype for Business, Zoom et WebEx. Microsoft et Google intègrent bien évidemment leurs propres solutions de visio dans Office 365 (Teams) et Google Workspace (Gmeet). Ces applications proposent différentes fonctionnalités, comme la possibilité d’inviter des participants à une réunion, de créer des espaces de travail ou de partager son écran.

Messages

Les applications de messages instantanés en entreprise sont utiles pour échanger des informations rapidement et facilement avec vos collaborateurs, vos clients ou partenaires. Parmi les plus populaires, on trouve WhatsApp, et iMessage. Ces applications permettent de créer des groupes de discussion, d’envoyer des photos, des vidéos et des documents, et même de passer des appels vocaux ou vidéo.

4 - Les outils de marketing et développement commercial

Marketing

Les applications de marketing servent à gérer les campagnes publicitaires, l’e-mailing, la publication de contenu, le référencement et la relation presse. C’est donc un outil crucial pour toute entreprise qui souhaite développer son activité. Les applications de marketing permettent également de générer des leads, c’est-à-dire des contacts qualifiés susceptibles d’être intéressés par vos produits ou services. Parmi eux vous trouverez :

  • Mailchimp, ConvertKit et SendInBlue, dédiés à la gestion de vos listes e-mails et de vos newsletters.
  • Hubspot, Salesforce ou Pipedrive, spécialisés dans le CRM (logiciel de gestion client).

 

Pour votre stratégie de contenu :

  • Semji est utile pour déployer des pages optimisées pour le référencement naturel sur les moteurs de recherche ;
  • et Plezi pour vos campagnes de lead nurturing intelligentes.

Développement commercial

Concernant le développement commercial (prospection, lead generation, suivi les ventes et des campagnes), vous pouvez opter pour différentes applications :

  • LinkedIn Sales Navigator est dédié à la prospection et à la vente sur le réseau social professionnel LinkedIn. Très utile pour créer des listes de prospects segmentés et qualifiés.
  • Aircall est un outil de téléphonie par VOIP qui peut se connecter à votre CRM. Ainsi, il facilite les échanges avec les prospects et les clients. Précieux pour améliorer votre service client et analyser la performance des appels.
  • Lemlist est une application de prospection par e-mail (cold emailing) qui permet de cibler les prospects et de leur envoyer des campagnes d’e-mails personnalisées. Ses principales forces sont le taux de délivrabilité des e-mails, la documentation sur le site Internet (templates, articles, vidéos), et les intégrations (Zapier, Aircall, CRM, Gmail, Outlook).

Réseaux sociaux

Terminons par la gestion de vos réseaux sociaux. Voici les 3 types d’applications dont vous aurez besoin si cette activité est au cœur de votre développement commercial :

  1. Un outil convivial et simple pour créer vos visuels : Canva est la référence à ce sujet. Et si vous avez besoin de créer des vidéos, vous pouvez utiliser PlayPlay.
  2. Une application pour programmer vos posts à l’avance et gagner beaucoup de temps. Buffer, Swello et Hootsuite sont des références à ce sujet.

 

Une solution pour centraliser la gestion de vos messages et commentaires reçus sur les médias sociaux. Facebook, Instagram, TikTok, Twitter, LinkedIn… Plus vous êtes actifs sur ces réseaux et plus vous recevez des notifications, commentaires et messages. En centralisant la gestion de vos comptes, vous gagnerez énormément de temps. Agorapulse, Hootsuite ou Swello sont parfaits pour cet usage.

5 - Les outils de pilotage financier

On en parle souvent sur notre blog, choisir et mettre en place les bons logiciels de gestion comptable et financière est indispensable pour piloter votre entreprise. Le suivi de la trésorerie, du recouvrement, des marges et des budgets est essentiel pour une croissance pérenne de votre business. Voici un tour d’horizon des principaux outils.

Banque

Votre banque détient la partie la plus importante de vos données financières : vos flux de trésorerie entrants et sortants. Avec la directive européenne DSP2 de 2013, l’Open Banking est devenu obligatoire pour les banques depuis janvier 2018. Cela signifie notamment que les banques doivent partager leurs données avec d’autres acteurs du secteur financier, comme les fameuses fintech.

 

Alors, entre les banques traditionnelles, les banques en ligne et les néobanques, vous avez l’embarras du choix pour votre entreprise. Cette décision se fait au cas par cas, et votre expert-comptable saura vous guider vers une ou plusieurs banques partenaires des entrepreneurs.

Gestion comptable

La comptabilité est une mine d’informations précieuses pour piloter votre activité. Ce n’est pas qu’une simple obligation légale et administrative. Pour suivre votre niveau d’activité, vos marges, le recouvrement des créances, et la rentabilité de vos investissements, vous devez vous appuyer sur une comptabilité fiable et à jour tout au long de l’année.

 

Les outils de gestion comptable sont nombreux. Il y a les acteurs traditionnels comme EBP, Sage, Cegid, et les nouveaux arrivants de la Comptatech comme Pennylane, Fulll ou Tiime.

 

💡 Avant de choisir votre outil, nous vous conseillons d’en discuter avec votre expert-comptable. Car il est essentiel de choisir une solution de comptabilité utilisée par votre cabinet pour gagner en efficacité.

Facturation et recouvrement

La facturation est une obligation légale. Mais c’est également un outil précieux pour suivre votre activité commerciale et optimiser votre gestion de trésorerie. Parmi les nombreux acteurs sur le marché de la facturation, nous vous conseillons de choisir un outil qui :

  • est conforme avec la loi anti-fraude de 2018 ;
  • permet de personnaliser un minimum vos factures et devis ;
  • est relié avec votre banque (pour suivre le recouvrement de vos factures) ;
  • permet de faire signer vos devis et régler vos factures par vos clients directement sur le logiciel.

 

La gestion des relances automatiques est aussi un plus, pour gagner du temps et maîtriser votre BFR. Aussi, la possibilité de relier votre logiciel de facturation au CRM est un avantage, pour suivre le volume d’affaires par client ou les créances en cours par exemple.

 

Chez EARN, nous sommes partenaires avec Axonaut : solution française de facturation et de gestion d’entreprise. Le principal avantage de ce logiciel est l’aspect tout en un : vous disposez d’un CRM, d’un module de devis et facturation, d’un tableau de bord de gestion et de plusieurs fonctionnalités complémentaires dans un seul et même outil.

Gestion de trésorerie

Nous vous parlons souvent sur ce blog de la performance financière. Car beaucoup d’entreprises se concentrent sur leurs ventes, mais oublient leur trésorerie. Or, la trésorerie c’est l’oxygène de votre entreprise. Elle vous permet de financer votre cœur d’activité, d’investir et de régler vos dettes en toute sérénité.

 

Alors, comment garder un œil attentif sur votre trésorerie actuelle, tout en anticipant vos flux futurs ? C’est le rôle des logiciels de trésorerie. De nouveaux acteurs ont émergé en France sur ce secteur. Nous pensons à Agicap, Fygr et Rocketchart. Ces logiciels vous aideront à piloter votre entreprise et anticiper vos besoins en trésorerie sur les mois suivants. Un gain de sérénité et un outil supplémentaire pour les dirigeants ambitieux.

Gestion de la paye

Vous avec des employés et vous gérez la paie en interne ? Pour vous éviter les prises de tête liées à cette activité administrative, vous avez besoin d’un outil dédié. Parmi les plus utilisés vous trouverez Silae RH et Payfit. Les acteurs traditionnels de la comptabilité comme Cegid et Sage proposent également un module paie et RH. Là aussi, choisissez un outil en fonction des recommandations de votre expert-comptable.

Pilotage

Terminons par le pilotage. En effet, une fois que votre entreprise est sur les rails, que les bons outils de gestion sont en place et que les objectifs business sont définis, vous devez garder un œil sur les performances.

 

Les outils de pilotage présentent dans des rapports vos KPI, chiffres, et informations de gestion les plus importants. À la lecture de ces différents éléments, vous pouvez prendre des décisions rapidement pour garder le cap vers vos objectifs.

 

Parmi les outils de pilotage les plus courants, vous trouverez Microsoft Power BI, Google Data Studio ou le français Toucan Toco. Notez que la plupart des outils de gestion intègrent déjà des modules de pilotage (tableaux de bord, graphiques, KPI’s).

Entourez-vous d’un expert-comptable partenaire pour choisir et mettre en place vos outils de gestion.

Voilà pour ce tour d’horizon des meilleurs outils de gestion d’entreprise. Comme vous le voyez, ils sont aussi nombreux qu’attrayants. Les opportunités sont immenses, mais les risques aussi : mauvaise maîtrise des données, budget outil trop important, désorganisation…

 

Chez EARN, nous accompagnons nos clients dans la mise en place des meilleurs outils de gestion. D’abord, nous discutons avec vous de votre business model et de vos objectifs. Ensuite, nous vous conseillons et vous accompagnons dans la mise en place d’outils de gestion performants et adaptés. Des outils au service de votre performance et qui vous permettront de faire les bons choix de gestion.

 

Contactez-nous, et vous bénéficierez d’un échange de 30 minutes avec un de nos experts.

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