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Parmi les 5 conseils en gestion d’entreprise de notre Guide Ultime, la maîtrise de la trésorerie occupe une place centrale. Pourquoi ? Eh bien parce que la trésorerie est l’oxygène de votre entreprise. Elle vous permet de financer votre activité, d’investir et de vous développer sereinement.
Alors, comment optimiser la gestion de trésorerie de votre entreprise ?
Tout d’abord, nous sommes convaincus qu’une bonne gestion financière commence par la maîtrise de certains fondamentaux (comme le BFR par exemple 😏). Ensuite, vous pouvez mettre en place les outils et les habitudes permettant de suivre et d’améliorer vos finances.
1 - Maîtriser les fondamentaux de la gestion financière
Chaque entreprise a un modèle d’affaires qui lui est propre : la fabrication, l’achat-revente, l’abonnement, le conseil, etc. Et chaque business model entraîne un cycle financier différent. Par exemple :
- Une entreprise industrielle doit acheter des matières premières, les transformer en produits finis, puis les expédier, avant d’encaisser la totalité du chiffre d’affaires. Elle doit donc disposer d’une trésorerie importante pour financer chaque nouvelle production.
- Une entreprise de logiciel SaaS concentre ses efforts sur le développement de son produit, la satisfaction et l’acquisition de ses clients. Ses entrées d’argent sont régulières et prévisibles, grâce à un système d’abonnement mensuel ou annuel.
- Une entreprise de conseil réalise des marges confortables, car ses charges variables sont faibles. Par contre, sa rentabilité dépend grandement de l’équilibre entre sa masse salariale et sa charge de travail : le volume horaire consacré à une mission doit être inférieur à la rémunération des consultants.
Parmi les fondamentaux que vous devez maîtriser pour optimiser votre gestion de trésorerie, il y a donc le modèle d’affaires et le besoin en fonds de roulement. Une fois que vous les connaissez par cœur, vous connaîtrez les outils et les bonnes pratiques pour optimiser vos finances.
Le modèle d’affaires (ou business model) c’est la façon dont fonctionnent tous les éléments d’une entreprise pour gagner de l’argent. Ce modèle décrit une à une les étapes qui permettent à un business de générer des profits.
À partir du moment où vous avez défini votre business model, et chacune des étapes qui aboutissent à l’encaissement de vos bénéfices, vous comprendrez clairement où et combien vous dépensez et gagnez de l’argent. Ensuite, vous pouvez définir comment :
- financer chaque dépense ;
- utiliser vos profits ;
- améliorer votre système.
Le besoin en fonds de roulement (BFR), c’est la trésorerie nécessaire à votre entreprise pour générer de l’activité. Il finance vos stocks, travaux en cours et délais commerciaux.
Pour vendre et générer des profits, vous devez à priori dépenser de l’argent. Ces sommes vous servent à régler vos créanciers (fournisseurs, banques) et engager des dépenses (salaires, sous-traitance, matières premières), dans l’attente de récolter les fruits de votre travail.
La formule pour calculer votre besoin en fonds de roulement est la suivante : (stocks et travaux en-cours + créances clients) – dettes fournisseurs.
À partir du moment où vous comprenez le fonctionnement de votre BFR, vous saurez comment faire en sorte de le maîtriser, voire de le réduire. Les 3 principales solutions étant les suivantes :
Vous connaissez par cœur votre modèle d’affaires ? Et votre BFR ? Vous pouvez désormais vous pencher sur les outils. Chez EARN, nous proposons un coaching pour entrepreneur, dans lequel nous définissons avec vous votre modèle économique. Ensuite, nous vous aidons à déployer des outils digitaux connectés à vos flux bancaires, pour actualiser vos prévisionnels financiers. Et pour optimiser la gestion de votre entreprise, nous effectuons des séances de coaching personnalisées.
2 - Mettre en place les bons outils
Avec le développement du Web et de l’informatique, le nombre d’outils a explosé. Pour vous aider à vous concentrer sur l’essentiel, nous avons regroupé les 3 outils indispensables pour optimiser votre gestion de trésorerie : la comptabilité connectée aux flux, le prévisionnel financier et les KPI.
2.1 - La comptabilité connectée aux flux
Vous pouvez suivre et connaître à l’instant t l’historique et l’état actuel de votre trésorerie. Cela grâce à l’application et/ou espace professionnel de votre banque. C’est un bon début. Mais pour suivre et améliorer votre performance financière, il vous faut une vue analytique. Il s’agit simplement de connaître le montant et l’évolution des dépenses et recettes par catégorie. C’est essentiel.
Comme nous l’avons vu dans le 1er paragraphe, chaque entreprise dispose d’un modèle d’affaires. En fonction de ce dernier, vous avez besoin de catégoriser vos finances soit en fonction :
- des produits et services que vous vendez
- des clients ou contrats
- des zones géographiques
- des salariés ou business units
- des fonctions de votre entreprise
C’est la comptabilité qui vous permet de classer vos flux financiers. Tout d’abord en fonction de leur type : exploitation, investissement, finance, dette, créance. Puis, en fonction de leur destination : produit, client, secteur, fonction, etc.
Donc, pour optimiser votre trésorerie, il vous faut mettre en place et tenir rigoureusement une comptabilité pilotée par les flux (c’est-à-dire reliée à vos banques). La bonne nouvelle, c’est qu’aujourd’hui de nombreux acteurs proposent ce type de service. Nous pensons par exemple à l’intégration entre Pennylane et Qonto.
Une fois ce système en place, vous connaissez l’historique et l’état actuel de vos finances. Vous pouvez désormais vous projeter vers le futur, grâce au prévisionnel.
2.2 - Le prévisionnel financier
Le prévisionnel fait partie du trio gagnant de la gestion de trésorerie. Car pour optimiser votre trésorerie, il vous faut anticiper vos flux futurs. Pourquoi ? Eh bien pour 2 principales raisons :
- pour éviter les situations où vos comptes se retrouvent dans le rouge et entraînent des difficultés largement évitables ;
- pour utiliser votre trésorerie excédentaire de la meilleure des manières et éviter d’avoir de l’argent qui dort ou qui est dépensé sur des projets peu pertinents.
Le prévisionnel financier est souvent présenté sous forme de tableau et de graphique. Il présente les entrées et les sorties de cash passées et futures de l’entreprise.
Les outils modernes comme Agicap, Fygr ou Rocketchart automatisent un maximum vos prévisions. Et vous permettent pour certains de faire des prévisions selon des scénarios (exemple : pessimiste, normal et optimiste).
En utilisant les bons outils et en mettant à jour régulièrement votre plan de trésorerie, vous connaîtrez à l’avance vos soldes bancaires. C’est un excellent moyen d’optimiser votre trésorerie en évitant les situations défavorables et en tirant partie un maximum de vos excédents financiers.
2.3 - Les KPI
Un KPI est un indicateur de mesure et de suivi de la performance. Si vous souhaitez optimiser la trésorerie de votre entreprise, vous devez disposer d’outils permettant de la mesurer.
“What gets measured gets managed”
Basés sur votre comptabilité, ces indicateurs financiers vous donnent en temps réel votre chiffre d’affaires, vos marges, votre seuil de rentabilité, ou encore le BFR. Nous en parlons plus en détail dans cet article : KPI : Les 5 indicateurs financiers à suivre pour piloter la performance.
L’essentiel pour vous étant de choisir les quelques indicateurs les plus pertinents, en fonction de votre modèle d’affaires et de vos objectifs. Puis, de fixer un objectif chiffré et daté pour chaque indicateur (nous y revenons dans le paragraphe suivant). Ensuite, analysez régulièrement ces chiffres et prenez les décisions nécessaires pour les améliorer. C’est un processus simple mais tellement efficace pour piloter la performance financière d’une entreprise 🤩.
Une fois vos indicateurs définis, il faut les rendre disponibles de manière claire et concise. Le meilleur outil pour cela est le tableau de bord.
Si vous dirigez une entreprise de services ou d’édition de logiciel, nous recommandons de compléter cette lecture avec l’article suivant : Quels sont les KPI indispensables pour gérer une entreprise de logiciel SaaS ?
3 - Mettre en place les bonnes habitudes
Une fois que vous maîtrisez les fondamentaux et que vous avez mis en place les bons outils, il faut instaurer une dynamique. Nous pensons principalement à des habitudes et des moments dédiés à la gestion financière de votre entreprise.
❌ Sans cela, vous n’exploiterez pas tout le travail et le potentiel que vous avez déployé en amont (cf. les deux premiers paragraphes).
Commencez par prendre le temps de fixer les objectifs financiers. Ils sont directement liés à votre vision à moyen terme. Pour vous aider, vous pouvez lire cet article : 5 conseils pour bien fixer ses objectifs business. Nous y partageons un template gratuit pour définir et suivre vos objectifs.
Ensuite, planifiez dans votre agenda plusieurs moments clés : la business review et le reforecast. Difficile de trouver une traduction française pour ces 2 réunions essentielles au pilotage de la performance d’entreprise.
La business review est une réunion en général mensuelle (on parle de MBR : monthly business review) où vous analysez les chiffres de votre entreprise. D’où l’intérêt d’avoir une comptabilité rigoureuse et à jour. Ces réunions vous permettent de sortir la tête de l’eau et de vous assurer que l’activité suit une bonne dynamique. Votre expert-comptable peut vous accompagner pour analyser ces chiffres et vous aider à prendre de bonnes décisions.
Le forecast (prévisionnel) a lieu 1 ou 2 mois avant le début du nouvel exercice comptable. Il vous sert à fixer les objectifs financiers pour l’année suivante. C’est là que vous construisez notamment votre prévisionnel (cf. paragraphe 2.2). Ensuite, le reforecast se fait en général à la fin de chacun des 3 premiers trimestres de l’exercice. Il sert à ajuster vos prévisions en fonction de l’activité. Car rien n’est totalement prévisible plusieurs mois à l’avance.
La mise en place de ces habitudes de gestion est une des clés pour améliorer la performance financière de votre entreprise. Elle aura forcément un impact positif sur votre trésorerie, car vous serez alors en mesure de piloter, d’anticiper et de prendre des décisions éclairées.
Sur ce dernier point, il est important pour vous d’être bien entouré. Chez EARN, nous vous aidons à mettre en place la meilleure organisation de gestion, pour piloter votre performance financière. Contactez-nous, et vous bénéficierez d’un échange de 30 minutes avec un de nos experts.
