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En tant que dirigeant, vous vous posez sûrement les questions suivantes :
- Comment maintenir un niveau de résultats important, malgré la croissance de votre activité ?
- Comment livrer un maximum de valeur ajoutée à vos clients, en maintenant des tarifs compétitifs ?
- Comment vous libérer du temps, pour vous concentrer sur l’essentiel : le développement de votre business, ou de projets personnels ?
Ces questions concernent toutes les entreprises en croissance. De l’indépendant, à la PME industrielle, en passant par le cabinet de conseil.
Une des clés pour répondre à ces problématiques est de vous pencher sur la productivité d’entreprise. C’est un excellent moyen d’améliorer vos marges et de permettre à vos équipes de travailler sereinement.
Chez EARN, la culture de la performance est au cœur de nos préoccupations. Car nous sommes conscients que l’efficience est la clé de la liberté. Alors, nous avons décidé de répondre aux questions le plus souvent posées par les entrepreneurs. Et nous allons au-delà de simples réponses, en vous donnant nos 3 meilleurs conseils à propos de la productivité d’entreprise.
C’est parti !
1 - Comment peut-on définir la productivité ?
La productivité, c’est le fait de produire quelque chose. Plus une personne ou une entreprise est productive, plus elle est capable de produire une activité précise.
💡 Mais d’un point de vue business, la productivité doit s’analyser au travers la capacité à produire :
- en étant rentable ;
- et en satisfaisant ses parties prenantes (actionnaires, salariés, clients, etc.).
Car vous n’avez aucun intérêt de produire des quantités phénoménales de produits et de services, si les marges ne sont pas au rendez-vous et les parties prenantes non satisfaites.
2 – Qu’est-ce que la productivité en entreprise ?
La productivité en entreprise, c’est le rapport entre une production et les ressources mises en œuvre pour l’obtenir. Ces ressources sont de 2 natures : le travail et le capital.
Le travail, ce sont les heures passées par vos équipes sur une tâche. Et le capital correspond principalement aux outils (machines, informatique, etc.) et aux consommations intermédiaires (énergie, matières premières) employés.
Quant à la production, c’est le résultat de ce travail : les biens et/ou les services que vous livrez.
3 – Pourquoi est-il important d’améliorer la productivité de son entreprise ?
Les avantages liés à l’amélioration de la productivité de votre entreprise sont nombreux :
- Vous protéger des nouveaux entrants sur votre marché : les gains de productivité que vous récoltez grâce à votre expérience confrontent les nouveaux acteurs à des difficultés (“comment fournir un service équivalent – ou meilleur – tout en maintenant des marges et une qualité suffisantes ?”).
- Développer un avantage concurrentiel fort : dans une économie de marché où la concurrence est libre, chacun doit tirer son épingle du jeu pour prospérer sur le long terme. Vos gains de productivité vous différencient de vos concurrents et vous permettent de proposer des tarifs plus intéressants pour vos clients (stratégie de domination par les coûts).
- Bénéficier d’un “effet boule de neige” : les gains de productivité peuvent être réinvestis dans des actifs ou des activités bénéficiant à leur tour à la performance de votre entreprise sur le long terme (formation, nouveaux outils, R&D, etc.).
- Développer une culture et une image liées à la performance : en mettant en avant votre culture de la performance, vous lancez un signal fort sur votre marché. Aussi, cela peut renforcer votre image de marque et mettre en évidence vos valeurs. Encore un élément différenciant pour votre société.
- Libérer du temps pour vous et vos équipes : plus votre entreprise se développe, plus la charge de travail grandie. Le risque ici, c’est de se retrouver “sous l’eau”, submergé par les tâches de production. Le manque de recul et la fatigue collective peuvent s’accumuler et menacer la pérennité de votre business. Or, avec une capacité d’absorber efficacement le travail, vous serez capable de vous libérer de temps. Du temps précieux pour travailler sur votre stratégie, votre culture d’entreprise, ou votre branding (l’image de marque). Mais aussi pour former vos équipes et améliorer différents processus.
Il est donc crucial d’un point de vue stratégique d’améliorer votre productivité. En adoptant de bonnes pratiques (nous vous en parlons plus loin) et en instaurant une culture d’amélioration continue (le fameux Kaïzen japonais).
4 - Comment analyser la productivité d’une entreprise ?
Comme nous l’avons vu, la productivité se mesure par le rapport entre une production et les ressources employées. Et si nous vous disions que la comptabilité est le meilleur moyen de mesurer la productivité de votre entreprise ? En effet, la comptabilité enregistre dans votre compte de résultat l’ensemble des produits et des charges liées à votre activité. Dans la mesure où votre comptabilité est exacte et à jour, vous disposez de toute l’information pour :
- mesurer vos performances sur une période ;
- comparer vos chiffres entre plusieurs périodes ;
- mettre en évidence des baisses ou des hausses de performance ;
- trouver les causes racines et déployer des actions dans les meilleurs temps, pour vous améliorer.
Et oui, la comptabilité n’est pas qu’une obligation administrative. Mais c’est plutôt une mine d’informations à exploiter pour développer durablement votre entreprise.
À partir de votre système d’information comptable, il vous faut trouver les indicateurs de performance (KPI’s) les plus pertinents pour mesurer la productivité de vos différentes activités. Voici quelques exemples :
- Le TRS (taux de rendement synthétique), utilisé dans l’industrie pour mesurer la performance de l’appareil productif. Il correspond à la production réelle sur la production maximale d’une ou plusieurs machines. Effectivement, l’écart entre la production réelle et la production maximale met en évidence un “manque à gagner”. Cet indicateur doit prendre en compte le taux de qualité.
- Le coût de revient, correspondant au coût de chaque produit ou service (charges directes et indirectes). Il doit être rapporté au chiffre d’affaires correspondant, pour suivre vos résultats (par produit, service, région, contrat, etc.).
- La productivité apparente du travail (Insee), qui mesure la richesse produite par rapport au facteur travail (nombre d’heures travaillées ou équivalents temps pleins) mis en œuvre.
L’évolution de la masse salariale, qui met en évidence l’évolution de vos coûts salariaux par rapport au chiffre d’affaires. En effet, il est très important de voir si votre masse salariale évolue proportionnellement à votre production. Mesurez également l’évolution de vos charges externes (comme la sous-traitance), afin de prendre de bonnes décisions.
La croissance d’entreprise entraîne parfois un “effet ciseau”, synonyme d’une baisse de performance.
Attention, il n’existe pas d’indicateur de productivité universel. Chaque entreprise mesure ses performances d’une manière différente, en fonction de son business model (modèle d’affaires).
Chez EARN, nous définissons avec tous nos clients les indicateurs cohérents pour leurs entreprises. Grâce à une comptabilité à jour et connectée aux flux, nous vous offrons la possibilité d’analyser vos indicateurs dans les meilleurs temps. Ainsi, vous disposez de la meilleure information pour prendre de bonnes décisions, et vous améliorer en continu.
5 – Comment améliorer la productivité de votre entreprise ?
Nous avons vu ensemble ce qu’est la productivité, en quoi c’est important, et comment nous pouvons l’analyser. Maintenant, nous tenons à vous donner 3 conseils pour vous aider à booster la performance de votre business et de vos équipes, sur le long terme.
5.1 – Conseil #1 : Mettez en place une culture saine de la performance
“La culture mange la stratégie au petit-déjeuner”. Cette citation de Peter Drucker illustre un fait : la vision que vous avez de votre business à plus ou moins long terme, l’organisation et les processus que vous souhaitez mettre en place, l’image de marque que vous voulez diffuser ; tout cela doit absolument s’appuyer sur la culture d’entreprise.
Donc, si vous souhaitez placer la productivité au cœur de votre business, il va falloir impliquer et motiver vos équipes autour de valeurs fortes. Comme nous vous en parlons dans notre article à propos de la gestion de trésorerie, vous devez pousser les actions suivantes :
- Expliquez le modèle d’affaires de l’entreprise : chacun doit comprendre comment l’entreprise génère des profits, et quelles sont les étapes des cycles de production et de distribution. Tout le monde dans votre entreprise doit comprendre comment vous créez ensemble de la valeur. Et quelles sont les ressources à optimiser pour générer plus de valeur ajoutée. Cette transparence et cette implication donnent à chacun un vrai rôle dans l’aventure de votre entreprise.
- Expliquez à chaque collaborateur les actions à mettre en place pour assurer – et améliorer – sa productivité :
- respect des délais, de la qualité et des budgets ;
- saisie des temps de travail ;
- mise à jour du planning ;
- traitement des e-mails et des notifications ;
- communiquer les bonnes pratiques.
- Mettez en place des indicateurs de performance (KPI’s) et offrez à vos collaborateurs la possibilité de les consulter. Ils disposeront de repères pour suivre leur productivité et pourront mettre en place des actions correctives, dans les meilleurs temps.
- Récompensez les efforts de vos collaborateurs. Une part de leur rémunération et/ou de l’intéressement peut être indexée sur la productivité. Car ils y contribuent. Réinvestissez ces gains de productivité dans vos équipes (événements, formations, etc.) ! Sur le long terme, cet état d’esprit sera forcément récompensé.
Enfin, comme tout projet, le sponsoring de la direction est un facteur clé de succès. C’est vous (et vos associés) qui incarnez l’image, les valeurs et la culture de votre entreprise. Montrez l’exemple, motivez et impliquez vos équipes. Soyez attentif aux indicateurs de performance mais aussi – et surtout – aux retours de vos collaborateurs. Une culture de la productivité gagnante sur le long terme, est une culture saine pour tous les acteurs.
5.2 – Conseil #2 : Travaillez (vraiment) la stratégie de votre entreprise
La stratégie, c’est le plan à mettre en œuvre pour réaliser votre vision de l’entreprise à long terme (5 ans et plus). Où voyez-vous votre business dans 5 ans ? Pour concrétiser cette vision et la diffuser au sein de votre organisation, vous devez fixer des objectifs stratégiques (voir l’exemple que nous prenons ci-dessous). Plus vous vous rapprochez de ces objectifs, en employant les ressources à votre disposition de la meilleure des manières, plus votre entreprise sera productive. Sans stratégie claire, vous risquez de vous disperser et de perdre l’opportunité d’améliorer progressivement vos résultats.
Or, trop d’entreprises avancent en plein brouillard, sans objectifs à long terme. Et c’est aussi pour éviter cela qu’une comptabilité à jour toute l’année offre plus de certitude aux entrepreneurs.
Afin d’éviter d’avancer dans l’incertitude, suivez ces étapes pour instaurer un management stratégique dans votre entreprise :
- Définissez votre vision du futur de l’entreprise.
- Choisissez la stratégie à adopter pour réaliser cette vision.
- Déclinez votre vision à long terme en objectifs stratégiques. Ces objectifs seront plus simples à mesurer et à comprendre pour vos équipes.
- Affectez les ressources nécessaires à l’accomplissement de chaque objectif.
- Choisissez les KPI’s pertinents pour mesurer le niveau d’accomplissement des objectifs stratégiques.
- Analysez régulièrement ces KPI’s et leur évolution. Et mettez en place des plans d’actions pour vous rapprocher de vos objectifs stratégiques.
EXEMPLE
Jeff dirige un cabinet de conseil en digitalisation pour PME industrielles. Sa vision ? Devenir le leader sur son marché : la région Occitanie. Pour y arriver, il veut mettre en place une stratégie de différenciation, grâce à des prestations premium et un haut niveau de qualité. Ses objectifs sur 3 ans sont les suivants :
- Obtenir une part de marché supérieure à celle de ses principaux concurrents (22% la première année, 28% la deuxième et 33% la troisième).
- Approcher les 100% de livrables reçus à temps par les clients (90% la première année, 94% la deuxième et 98% la troisième).
- Atteindre un niveau de satisfaction client le plus élevé possible (85% la première année, 90% la deuxième et 95% la troisième).
Les ressources humaines sont de 18 équivalents temps plein la première année. Le budget de sous-traitance est de 200K€ et les charges opérationnelles de 150K€. Ces ressources augmenteront de 10% chaque année. Les indicateurs clés de performance choisis sont : le chiffre d’affaires, la part de marché, l’OTD et le taux de satisfaction client. Un contrôle budgétaire rigoureux permettra de suivre chaque mois la consommation des ressources, vis-à-vis de l’avancement des missions. Les écarts entre la performance prévue et celle réellement atteinte (mis en évidence par les KPI’s) donneront lieu à des plans d’actions mis en œuvre rapidement par les chefs de projets.
🎯 Dans ce cas, la productivité de l’entreprise sera suivie rigoureusement, à travers la hausse de la production, la satisfaction des clients et le respect des budgets.
Chez EARN, nous accompagnons les entrepreneurs dans le pilotage de leur entreprise et l’atteinte de leurs objectifs. Après un échange autour de vos ambitions, nous mettons en place les meilleurs outils pour mesurer la performance de votre entreprise. Ainsi, vous pouvez nous transmettre facilement les informations comptables, financières et opérationnelles.
Nous analysons vos résultats tout au long de l’année, pour vous permettre de faire les bons choix de gestion et de mettre en place des plans d’action au service de votre productivité.
5.3 – Conseil #3 : Utilisez le numérique à son plein potentiel
Oui, chez EARN, nous exploitons à 100% le digital comme un levier de productivité. En interne et chez nos clients. Mais il nous semblait essentiel de vous parler de la culture et de la stratégie, avant le numérique. Pourquoi ? Parce que si vous souhaitez développer votre business sur le long terme, il vous faut avant tout une culture forte et un management stratégique bien établi. Les systèmes d’information et le digital viennent ensuite vous offrir des moyens d’aller plus vite et de mieux exécuter.
Faisons un rapide état des lieux des opportunités offertes par le numérique, pour améliorer la productivité des entreprises :
- Le cloud computing : la puissance de calcul et la mémoire de votre système d’information sont totalement externalisées sur des serveurs distants. Vous vous connectez à distance avec vos appareils et adaptez vos coûts en fonction de vos besoins réels. La flexibilité et les économies possibles sont énormes.
- Le big data : des flux massifs de données sont disponibles dans des bases numériques. Ces données peuvent être analysées et aider les entrepreneurs à prendre les meilleures décisions.
- L’intelligence artificielle (IA) : des algorithmes permettent aux ordinateurs d’apprendre et d’exécuter des tâches. L’automatisation (RPA, lecture automatique, etc.) ou la reconnaissance optique des caractères (OCR) ont le potentiel pour vous faire gagner énormément de temps.
- L’Internet des Objets (IoT) : les objets physiques se connectent entre eux, et partagent des informations avec un minimum d’intervention humaine. Une révolution pour certains domaines comme l’industrie.
- Les API : des interfaces entre plusieurs applications rendent possible la communication et l’échange d’informations. Une révolution dans les entreprises, tant les outils utilisés en interne et avec les partenaires sont nombreux.
Voici 2 exemples concrets d’utilisation du numérique.
EXEMPLE 1
Dans une entreprise industrielle, des capteurs intelligents placés sur des machines récupèrent 24/24H des données sur la production. Ces objets connectés communiquent avec des serveurs informatiques, qui transmettent des alertes lorsqu’une action de maintenance est recommandée. C’est de la maintenance prédictive. Elle permet de réduire les coûts et de faire des gains de productivité, car la chaîne de production est arrêtée lorsque c’est réellement nécessaire. Ce fonctionnement s’appuie sur l’analyse de données massives (big data), l’apprentissage des machines en continu (intelligence artificielle) et la communication entre les capteurs et les serveurs informatiques (IoT).
EXEMPLE 2
Dans une entreprise de services, les factures d’achat sont récupérées automatiquement sur la plateforme du fournisseur grâce à une API. L’écriture comptable est passée par un logiciel utilisant la reconnaissance optique (OCR) et rapprochée avec les flux de trésorerie. Chaque facture est stockée automatiquement dans un dossier partagé avec l’expert-comptable, dans le cloud. Ce process permet un gain de temps considérable pour les équipes et offre une meilleure visibilité au dirigeant sur ses flux de trésorerie. La comptabilité est à jour, les décisions s’appuient sur des données fiables et la productivité s’améliore.
Au niveau des outils, chez EARN, nous utilisons Asana pour la gestion de projets, Google Workspace pour la collaboration et le stockage de documents, Slack pour la communication et Harvest pour le suivi des temps. Le tout, avec un peu de Zapier pour automatiser certaines tâches.
Ajoutez à ces solutions les grands principes de la productivité, de l’organisation et de la gestion de projet, et vous mettrez toutes les chances de votre côté pour développer durablement votre business :
- Le Deep Work : la méthode de Cal Newport pour travailler en profondeur, sans vous laisser distraire.
- Les procédures : documentez tous les process de votre entreprise pour gagner énormément de temps lors de vos recrutements, ou de vos collaborations. Un outil comme Loom vous permet d’enregistrer votre écran d’ordinateur et votre voix. C’est un très bon moyen d’enregistrer des procédures et de les rendre disponibles dans le Cloud.
- Le manifeste agile : satisfaire les clients en livrant rapidement des solutions, s’adapter aux changements, placer les individus et les interactions au cœur de l’activité… Le manifeste agile a révolutionné l’organisation de start-up et de grands groupes, avec des principes permettant d’exécuter efficacement des tâches pour ses clients.
Les méthodes comment l’Inbox Zero (objectif zéro e-mail dans votre boîte de réception !) et GTD (“Getting Things Done”) peuvent aussi vous aider à gagner beaucoup de temps sur une année.
Alors, prêt à accélérer ? Vous disposez de toutes les clés pour améliorer la productivité de votre entreprise. Aussi, nos experts restent à votre disposition pour échanger sur vos problématiques et vos ambitions.
