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L’embauche d’un premier salarié est une des étapes importantes dans la vie d’un entrepreneur. Vous passez de chef d’entreprise à employeur et manager. Travailler avec un employé est un excellent levier de croissance : vous pouvez déléguer des missions et des tâches particulières, afin de vous concentrer sur le développement de l’entreprise.
Mais embaucher rime avec responsabilités. Le contrat de travail, les formalités administratives, le salaire, les cotisations sociales, le management… Tous ces sujets sont liés à l’embauche. EARN expert-comptable vous accompagne dans la gestion de la paie et des ressources humaines.
Afin de vous aider à passer cette étape importante, nous vous présentons dans cet article l’essentiel du sujet : savoir quand recruter, quelles sont les formalités administratives à accomplir et les règles à respecter durant l’entretien. Aussi, nous vous donnons nos meilleurs conseils d’employeurs et de managers, pour bien intégrer ce premier membre de votre équipe.
1 – Comment savoir si c'est le bon moment d'embaucher le premier employé ?
C’est la question que se posent beaucoup d’entrepreneurs.
💡 Un point important lorsque vous souhaitez embaucher votre premier salarié est de ne pas sous-estimer le temps à investir pour faire un (bon) recrutement.
Entre publier les offres d’emploi, faire passer les entretiens et éventuellement faire des tests aux candidats : le recrutement prend du temps. C’est une notion clé que vous devez avoir en tête lorsque vous souhaitez recruter.
De plus, il faut aussi penser au temps de formation lorsque vous aurez trouvé la bonne personne.
Donc lorsque vous souhaitez recruter, il faut penser à anticiper !
D’un point de vue business, nous pensons qu’il est temps de recruter le premier employé lorsque :
- Vous anticipez un goulet d’étranglement. Il s’agit de la situation où vous ne pouvez plus vendre de produit ou de prestation supplémentaire, car votre capacité de travail est à son maximum.
- Le recours à la sous-traitance pour certaines tâches vous coûte plus cher qu’un salarié.
- Vous ne pouvez pas développer votre business, car vous passez trop de temps sur des tâches opérationnelles et/ou pouvant être déléguées.
- Vous êtes capables de générer un retour sur investissement confortable sur le long terme, en embauchant une personne supplémentaire.
Sur ce dernier point, nous vous conseillons de calculer votre seuil de rentabilité prévisionnel. Si le niveau de chiffre d’affaires prévisionnel est largement suffisant pour couvrir vos charges fixes (dont celles liées à cette première embauche), alors tous les voyants financiers sont au vert pour accueillir une nouvelle personne dans votre équipe.
Évidemment, il vous faut envisager ces chiffres sur du long terme (sauf si vous souhaitez recruter un CDD pour absorber un pic d’activité) et contrôler vos flux de trésorerie, afin de payer les salaires dans les temps.
Le seuil de rentabilité est égal au montant de vos charges fixes divisé par votre taux de marge sur coûts variables. En vous projetant en termes de chiffre d’affaires et de masse salariale (salaire et charges sociales de votre premier employé), vous pourrez calculer le volume de vente à atteindre pour dégager des profits.
Exemple :
- Charges fixes (dont salaire brut annuel) : 100 000€
- Taux de marge sur coût variable : 40%
- Seuil de rentabilité = 100 000/40% = 250 000€
Il faudra atteindre 250 000€ de chiffre d’affaires pour réaliser des bénéfices.
Si vous souhaitez calculer le coût total annuel ou mensuel de votre futur collaborateur, Pôle Emploi met à disposition un simulateur simple et efficace : Estimation du coût d’un salarié.
2 – Quelles sont les formalités administratives pour embaucher ?
Recruter un premier employé engendre des formalités administratives :
- Immatriculer votre entreprise auprès des organismes sociaux ;
- Informer l’inspection du travail de cette première embauche ;
- Remplir et transmettre à l’URSSAF la DPAE (déclaration préalable à l’embauche) ;
- L’inscription au registre unique du personnel ;
- L’affiliation du salarié aux institutions des retraites complémentaires de l’Agirc-Arrco, via la transmission de la DSN (déclaration sociale nominative) à l’ensemble des organismes de protection sociale du salarié ;
- L’organisation de la visite médicale d’embauche (sauf exceptions) ;
Évidemment, votre salarié devra signer un contrat de travail et recevoir chaque mois un bulletin de salaire.
Nous vous conseillons donc de bien anticiper toutes ces formalités et de vous faire accompagner sur la gestion sociale de votre entreprise (rédaction du contrat de travail et des différentes clauses, édition des bulletins de salaire, paiement des cotisations sociales, etc.).
💡 Chez EARN, nos consultants en ressources humaines vous accompagnent dans l’ensemble de vos démarches.
Enfin, renseignez-vous sur l’aide à l’embauche du premier salarié. Elle concerne les petites entreprises qui recrutent leur premier salarié et peut monter jusqu’à 4 000€ sur 2 ans.
“À partir du 27 janvier 2016, le bénéfice de l’aide financière est réservé à la première embauche d’un salarié en CDI ou CDD de plus de 6 mois […].
L’entreprise ne doit pas avoir été liée à un salarié par un contrat de travail poursuivi au-delà de la période d’essai, dans les douze mois précédant l’embauche du salarié pour lequel l’aide à la première embauche est demandée (Ministère du travail, de l’emploi et de l’insertion).
3 – Les règles à respecter lors de l’entretien d’embauche
Qui dit embauche dit… Entretien d’embauche !
Si l’entretien d’embauche demande beaucoup de préparation en amont pour les candidats, il nécessite aussi une préparation de votre côté. Pourquoi ? Parce que cet entretien représente du temps précieux à consacrer au recrutement d’un nouveau talent, et qu’il est encadré par le droit du travail.
Concernant l’échange avec le candidat, vous devez préparer vos questions en amont, afin de vous assurer que :
- La personne maîtrise les compétences annoncées sur son CV ;
- Elle comprend bien les missions et les responsabilités qui lui seront attribuées ;
- Le feeling passe bien entre vous et l’état d’esprit semble aligné avec la culture et les valeurs de votre entreprise.
Même si vous bénéficiez d’une période d’essai (pour vérifier si d’un côté comme de l’autre, cette embauche se passe bien), la préparation de l’entretien vous permettra de gagner beaucoup de temps et d’énergie, en mettant toutes les chances de votre côté de recruter le meilleur profil.
Enfin, sachez que l’entretien d’embauche est encadré par le droit du travail. Les informations demandées au candidat doivent uniquement servir à “apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles” (article L 1221-6 du Code du travail).
“Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, au candidat à un emploi ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles.
Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles.
Le candidat est tenu de répondre de bonne foi à ces demandes d’informations.” Article L1221-6 du Code du travail
Une nouvelle fois, l’anticipation est la clé : préparez à l’avance les questions les plus pertinentes 😉.
4 – Comment bien intégrer son premier salarié ?
Une fois votre recrue sélectionnée et le contrat de travail signé, vous allez devoir revêtir une nouvelle casquette : celle de manager.
Et ce n’est pas toujours simple.
Un bon entrepreneur n’est pas forcément un bon manager. Or, si vous souhaitez sublimer un maximum les compétences de votre premier collaborateur, le faire progresser et s’épanouir durant des années dans votre entreprise, vous devrez :
- Accueillir votre recrue de la meilleure des manières : lui accorder du temps dès les premiers instants, préparer son espace de travail et ses outils, faire les présentations avec vos autres partenaires (associés, clients, prestataires).
- Organiser les tâches et les projets, pour construire un cadre de travail clair et efficient.
- Laisser votre recrue prendre des initiatives et faire des propositions.
- Faire preuve de leadership en montrant l’exemple et en incarnant chaque jour les valeurs de votre entreprise.
Chacune des étapes présentées dans cet article (la décision d’embauche, les formalités administratives, la préparation de l’entretien, et l’intégration du salarié) est indispensable pour faire un bon recrutement.
En agissant ainsi, vous ne laissez rien au hasard et multipliez les chances de bénéficier d’un levier supplémentaire pour accélérer votre croissance : un nouveau talent, confiant, motivé et aligné avec votre culture d’entreprise et vos ambitions !
