Vous gérez un restaurant et la comptabilité vous donne des sueurs froides ? Rassurez-vous, vous n’êtes pas seul ! Entre la gestion des stocks, le service et le management des équipes, il est souvent difficile de trouver le temps pour la comptabilité. En tant que restaurateur, vous avez besoin d’un expert-comptable restauration qui comprend les spécificités de votre secteur. Découvrez dans ce guide pratique comment maîtriser la comptabilité de votre restaurant, étape par étape.
Les bases de la comptabilité restaurant : ce qu’il faut savoir
Qu’est-ce que la comptabilité d’engagement ?
En tant que restaurateur, vous devez tenir une « comptabilité d’engagement ». Ce n’est pas une simple option, mais une obligation légale. Cette méthode comptable implique d’enregistrer toutes les opérations dès qu’elles sont engagées, même si le paiement intervient plus tard.
Les obligations fondamentales
- Enregistrement quotidien : Chaque transaction doit être consignée chronologiquement
- Conservation des justificatifs : Gardez toutes vos factures pendant 10 ans
- Expert-comptable : Son accompagnement est indispensable pour assurer la conformité
Conseil pratique : Créez un système de classement numérique pour vos justificatifs dès le départ. Vous gagnerez un temps précieux lors des contrôles.
Les 3 documents comptables essentiels en restauration
1. Le bilan comptable
Le bilan comptable est votre photographie financière à un instant précis. Il recense d’un côté tout ce que possède votre restaurant (immobilier, équipement, stocks, trésorerie) et de l’autre, tout ce que vous devez (emprunts, dettes fournisseurs, charges à payer). Cette vision globale vous permet d’évaluer la santé financière de votre établissement et de prendre des décisions éclairées pour son développement.
2. Le compte de résultat
Ce document retrace l’ensemble de vos gains et pertes sur une année complète d’activité. Il additionne toutes vos recettes (ventes de repas, boissons, événements) et soustrait l’ensemble de vos charges (achats de matières premières, salaires, loyer, charges). Le résultat final vous indique si votre restaurant est bénéficiaire ou déficitaire, une information cruciale pour votre stratégie commerciale.
3. L’inventaire des stocks
L’inventaire est un recensement détaillé de tous vos produits non périssables en fin d’exercice. Il permet de valoriser vos stocks et de détecter d’éventuelles pertes ou vols. Pour l’administration fiscale, c’est aussi un moyen de vérifier la cohérence entre vos achats, vos ventes et vos stocks restants.
Points essentiels pour vos documents comptables :
- Périodicité : Ces documents doivent être établis à chaque fin d’exercice comptable (généralement tous les 12 mois)
- Conservation : Gardez tous les justificatifs pendant 10 ans minimum
- Conformité : Faites valider ces documents par votre expert-comptable
Comment gérer vos recettes au quotidien ?
L’équipement indispensable
La gestion quotidienne de vos recettes nécessite un équipement adapté et conforme aux normes fiscales. Voici les éléments essentiels :
- Caisse enregistreuse certifiée : Elle doit être conforme aux normes NF 525 ou équivalent
- Logiciel de caisse : Il doit être certifié anti-fraude depuis 2018
- Terminal de paiement : Idéalement connecté à votre logiciel de caisse
Le fameux « ticket Z »
Le ticket Z est votre meilleur allié pour le suivi quotidien. Ce document, édité en fin de service, récapitule :
- Le total des ventes par mode de paiement
- Le détail des TVA encaissées
- Les annulations et remises éventuelles
- Le nombre de couverts servis
Les taux de TVA en restauration : maîtrisez les subtilités
Les 3 taux à connaître
La TVA en restauration se décline en trois taux qu’il faut appliquer avec précision :
| Taux | Application | Exemples |
| 5,5% | Vente à emporter (contenants scellés) | Sandwichs emballés, boissons non alcoolisées en bouteille |
| 10% | Consommation sur place | Repas servis à table, plats préparés non scellés |
| 20% | Alcools et produits de luxe | Vins, spiritueux, caviar |
Les indicateurs essentiels à surveiller
1. Le taux de marge
Le taux de marge est l’indicateur roi en restauration. Visez un taux autour de 70%. Pour le calculer :
- Formule : (Prix de vente HT – Prix d’achat HT) / Prix de vente HT x 100
- Fréquence de calcul : Mensuelle minimum
- Point d’attention : Calculez-le par famille de produits
2. Le chiffre d’affaires par salarié
Cet indicateur mesure la productivité de votre équipe. L’objectif se situe entre 60 000€ et 70 000€ par an et par salarié temps plein. Un chiffre inférieur peut indiquer :
- Une surcharge salariale
- Des prix de vente trop bas
- Une organisation à optimiser
3. Les charges de personnel
En restauration traditionnelle, les charges de personnel doivent représenter entre 35% et 45% de votre chiffre d’affaires. Ce ratio comprend :
- Les salaires bruts
- Les charges sociales
- Les avantages en nature
- Les primes et bonus
Cas particuliers : maîtrisez votre comptabilité spécifique
La livraison à domicile : tous les coûts à comptabiliser
1. Les frais d’emballage
Les contenants représentent un coût significatif pour votre activité de livraison. Comptabilisez précisément les boîtes, sacs, couverts jetables et emballages secondaires. Pour une meilleure gestion, créez un compte spécifique « Fournitures d’emballage » dans votre plan comptable. Un repas livré nécessite en moyenne entre 1€ et 2,50€ d’emballages.
2. Les commissions des plateformes
Les plateformes comme Uber Eats ou Deliveroo prélèvent environ 30% du montant total de chaque commande. Ces commissions doivent être enregistrées dans un compte de charges distinct. Pensez à conserver les relevés mensuels détaillés fournis par ces plateformes comme justificatifs comptables. Pour optimiser votre rentabilité, ajustez vos prix de vente en conséquence.
3. Les frais de transport
Si vous employez vos propres livreurs, comptabilisez leurs salaires, charges sociales et frais de véhicule (carburant, entretien, assurance). Pour les plateformes de livraison, ces frais sont inclus dans la commission. Créez des comptes analytiques séparés pour suivre précisément la rentabilité de votre activité livraison.
Astuce fiscale : La TVA sur les frais de livraison est déductible à 10% lorsqu’ils sont inclus dans le prix du repas.
Les repas du personnel : une obligation à bien gérer
1. Calcul des avantages en nature
L’avantage en nature « repas » doit apparaître sur les fiches de paie de vos employés. Le minimum forfaitaire est fixé à 3,65€ par repas en 2024, soit 7,30€ pour deux repas quotidiens. Ces montants sont soumis aux cotisations sociales et doivent être déclarés aux impôts.
2. Conditions d’attribution
- Pour un service ≤ 5 heures : 1 repas offert (valeur : 3,65€)
- Pour un service > 5 heures : 2 repas offerts (valeur : 7,30€)
- Condition : L’employé doit être présent pendant les heures habituelles de repas
3. Comptabilisation pratique
Enregistrez les repas du personnel dans deux comptes distincts : un compte de charges pour la valeur des repas fournis, et un compte de produits pour la contribution éventuelle des salariés. Cette double écriture permet un suivi précis de cet avantage en nature dans votre comptabilité.
Conseils pour simplifier votre comptabilité restaurant
1. Investissez dans les bons outils
- Un logiciel de gestion restaurant complet
- Un système de dématérialisation des factures
- Un outil de suivi des stocks connecté
2. Établissez des procédures claires
- Créez des fiches de procédures pour chaque opération comptable
- Formez votre équipe aux bonnes pratiques
- Mettez en place des contrôles réguliers
3. Planifiez vos échéances
- Déclarations TVA : dates limites à respecter
- Bilan annuel : anticipez la préparation
- Inventaires : programmez-les régulièrement
Ne laissez plus la comptabilité être un frein à la réussite de votre restaurant ! En suivant ces conseils et en vous équipant des bons outils, vous transformerez cette contrainte en véritable atout pour votre gestion. Contactez nos experts-comptables pour faire de votre comptabilité votre meilleur allié.
